Almedalsveckan i början på juli. Förra året var det 2663 seminarier och programpunkter. Hundratals arrangörer. Det betyder att alla kommer slåss om att nå ut. Med begränsade resurser av tid och pengar ställer du dig frågan: Bör jag åka till Almedalen?

Om du funderar på om du bör åka har du säkert redan varit inne på frågor om vad du vill uppnå, vilka kontakter som vore relevant att bearbeta på plats och vad du kan tänkas ha för budskap. Jag lämnar därför dem till en senare post och fokuserar på själva närvaron.

Att åka eller inte åka? Det verkar vara en ja/nej fråga men jag ser i stället fyra möjliga vägar:

  1. Åk inte, delta inte, arrangera inte
  2. Åk, delta inte, arrangera inte
  3. Åk, delta, arrangera inte
  4. Åk, delta, arrangera

1. Åk inte, delta inte, arrangera inte

Bli inte avskräckt av rubriken. Det finns nämligen fortfarande mycket du kan göra PR-mässigt i anslutning till Almedalsveckan och den nyhetstorka som brukar komma direkt efter.

Försök att på förhand påverka innehållet i programpunkter även om du inte kan vara med. En kort beskrivning finns i programmet, men innehållet är långt ifrån spikat och kan påverkas fram till dagen för seminariet eller paneldiskussionen. Säkert upplever du att ett planerat seminarium inom ditt område saknar viktiga perspektiv. Kontakta arrangören och diskutera, erbjud dig att ta fram kompletterande material.

Under själva veckan kan du självklart delta i diskussioner och seminarier online. Här finns i stort två mottagare för din påverkan – de som befinner sig på plats och de som precis som du befinner sig annorstädes. Via Periscope, Twitter och seminariearrangörernas egna kanaler (webb och sociala medier) kan du ta del av, interagera och påverka.

Följer du innehållet i ovan nämnda kanaler är det bra att förbereda sig. Många tar upp frågor från publik och sociala medier under seminarier och liknande. Lista förslag på tänkbara frågor på förhand, ta reda på vilka specifika hashtags som kan vara relevanta för en viss fråga (#almedalen är så frekvent använd under veckan att den inte går att följa live).

Att delta i diskussionen online är förstås också en möjlighet att påverka och påverkas av andra som följer på distans. Och det gör folk. De som sitter som du på jobbet på annan plats i landet, och de som är på plats i Almedalen men följer just det aktuella  seminariet på distans (så kan det vara med hundratals parallella programpunkter).

2. Åk, delta inte, arrangera inte

Har du inte varit i Almedalen men går och funderar på att delta och arrangera? Kanske tänker du att det är för sent i år men siktar på nästa år? Här är mitt råd: Åk i år och delta nästa år. Du lär dig mycket på att studera andra. Ta med dig några kollegor. Är ni ett större företag eller organisation, skicka flera personer. Ni kan säkert arbeta med annat på plats för att ordinarie verksamhet inte ska stanna av. Se det som fortbildning, ett sätt att knyta kontakter och som omvärldsspaning.

Har ni möjlighet att vara några stycken så är en blandning av personer på nätverkspositioner och kommunikatörer bra. Sammanfatta erfarenheterna ni tar med er hem innan semestern. De är guld värda i början på nästa år när ni planerar ert deltagande som en del i en större strategisk påverkan.

Bevaka både vad som händer på plats och den kommunikation som görs i anslutning till det som händer på plats. Det som får utrymme i massmedia och det som får andra former av genomslag. Vad gjorde mest intryck på dig, finns det något att ta med till nästa års arrangemang? Verkade det fungera att sprida flygblad på plats för att locka besökare? Fråga någon på det där lyckade minglet eller i publiken på paneldiskussionen hur de hittade dit.

När du ändå är på plats finns möjligheter att delta under mer improviserade former. Ställ en fråga på ett seminarium, res dig och presentera dig och din organisation och ställ en relevant fråga.

3. Åk, delta, arrangera inte [rekommenderat val]

Om du tror att du har något att hämta under Almedalsveckan: åk. Om påverkare som rör din bransch finns på plats: åk. Om kunder, leverantörer, samarbetspartners kan tänkas vara där: åk.

Du kan delta, göra avtryck och påverka utan att själv stå bakom programpunkter. Lättast gör du det genom att tänka på en gammal kommunikationsprincip: före – under – efter.

I god tid kan du boka möten med intressanta kontakter att träffa på plats. Det är förvånansvärt lätt att få till ett kort möte eller lunch i anslutning till något annat. Även med till synes svåråtkomliga personer som riksdagspolitiker.

Det finns vägar som är ännu mer intressanta: Kontakta arrangörer av seminarier och panelsamtal, berätta vad du kan tillföra. Programmet för veckan släpps i mars och fylls på kontinuerligt. Sök på dina områden och se vilka andra som deltar. Ofta finns plats för en deltagare till med just din intressanta ingång. Vänta inte på att bli inbjuden, fråga om du kan bidra.

Får du inte en ordinarie plats kan du finnas med som reserv vid avhopp, sjukdom eller problem med logistiken (väldigt vanligt förekommande!). Arrangörer är intresserade av ett bra samtal och hög kompetensnivå. Att sätta samman en panel är inte det lättaste, och att någon som kommer finnas på plats ställer sig till förfogande är värdefullt. Särskilt eftersom transporter till och från fastlandet och boenden är en bristvara under veckan.

Kan du dessutom lova en publiktillströmning med ditt namn och ditt nätverk är det extra intressant för arrangören. Att inte få en fullsatt lokal är många arrangörers mardröm.

Men det finns fler påtagliga fördelar med denna tredje väg. Att vara gäst i någon annans seminarium är inte bara ekonomiskt och mindre riskabelt jämfört med att arrangera själv. Det är både bra ur kommunikationshänseende och gynnsamt för din trovärdighet och varumärke. Att presenteras som expert och uttala sig om frågor som ligger din verksamhet nära är en guldsits. Att ta del av en större organisations muskler när det gäller att arrangera och sprida informationen före och efter är bra för genomslaget.

4. Åk, delta, arrangera

Om du bestämt dig för att vara arrangör i Almedalen (trots alla fördelar jag just räknat upp med att angripa årets mest intensiva vecka på andra sätt) finns mycket att hämta i rubrikerna ovan. Flyg inte bara in för den egna programpunkten, då missar du idéutbytet och de oväntade mötena. Ta exempelvis chansen att delta i andra paneler eller diskussioner när du ändå är på plats, boka in de där mötena och framför allt lär inför kommande år av de som gör bra saker.

Om du deltar i programpunkter eller spontana händelser, om du arrangerar något med avsikt att påverka är det viktigt att skapa kommunikationsmaterial och innehåll som kan användas i flera kanaler och vid flera tillfällen. Det, och att tänka på budskap både före, under och efter veckan är en nyckel till ett lyckat kommunikativt deltagande.